maanantai 11. marraskuuta 2013

Mikroyritykset mukaan julkisiin hankintoihin

Elinvoimainen ja tehokkaasti yhteentoimiva mikroyrityskenttä on ratkaisevassa asemassa Suomen kansantaloudelle. Näinollen kaikki toimenpiteet mitä mikroyritysten hyödyntämiseen julkisissa hankinnoissa on tehtävissä - tulisi tehdä.

Kaikille mikroyrityksille Suomessa jotka ovat osallistuneet tai aikoneet osallistua julkiseen hankintaan tuntevat varmasti  tilanteen, jossa mahdollisuus osallistua viety ensimetreillä johonkin kriteeriin pohjautuen. Tyypillisesti tämä on henkilömäärä,  liikevaihto tai referenssit yrityksessä ja varsin usein niin että historiaa pitää näiden osalta ja määrältään olla esim. viimeiset 3 vuotta. Näinollen kaikki uudet yritykset missä pitäisi olla Suomen kasvun selkäranka on suljettu heti alussa pois. Toisaalta vaatimukset aiheuttavat sen että mitään referenssejä on mahdoton saadakkaan.

Yksi haaste on että jo pienten- ja keskisuurten yritysten kokoluokassa hajonta yritysten välillä resurssien jne. suhteen on suurta. Näitä ei mielestäni voi julkisen hankinnan prosessia mietittäessä laittaa samaan kategoriaan. Tämä pätee myös vielä perinteisen mikroyritys määrittelyn sisällä. 1-2 hengen tai 5-10 hengen yrityksien välillä on vielä suuria eroja ja erityisesti toimialasta riippuen kyky osallistua ja kilpailla hankinnoista vaihtelee merkittävästi koon mukaan. Nyt hankinnat tehdään pitkälti isojen toimijoiden lähtökohdista. Esimerkiksi omalla ohjelmisto / IT-konsultointi alalla muutaman hengen yritys voi täysin kilpailla jopa isojen toimijoiden kanssa osaamisessa, työn ja palvelujen laadussa vieläpä kustannustehokkaasti mikäli kriteerit eivät rajaisi ulkopuolelle. Jollain toisella alalla yrityksen fyysiset ja henkilöresurssit saattavat olla sellaisia ettei mikroyritys voi edes palveluaan tarjota.

Koitin herätellä keskustelua LinkedIn Julkiset hankinnat ryhmässä koska mielestäni avointa keskustelua aiheen tiimoilta nimenomaan kaivataan ja paljon.

Tuntuu että asiaa ei mikään taho Suomessa ole vielä (ainakaan näkyvästi) agendalle niin että sitä ajaisi. Tärkeintä olisi että keskustelua käytäisikin nyt avoimesti verkossa ja mikroyrittäjiä osallistavasti ja kuunnellen. Vaikka lakien ja direktiivien muutokset ajavatkin asiaa tiettävästi parempaan suuntaan (joita yo. linkin takana olevassa keskustelussa on mainittu) niin kaikkein tärkein on kuitenkin käytännön toimenpiteet miten mikroyritykset saadaan keskustelun keskiöön ja mukaan.

Syy miksi asiaa pitäisi lähteä purkamaan nimenomaan mikroyrityksistä ovat seuraavat:

1. Tämä kattaa yli 92% koko yrityskannasta
2. Tämä on kokoluokka johon kaikki uudet yritykset syntyvät
3. Tämän kokoluokan yrityksessä jo muutamien tuhansien eurojen hankinnat saattavat olla merkittävä osa liikevaihtoa. Käytännössä jo kaikki alle pienhankintarajan alle (30k€)  jäävät jotka eivät isommille toimijoille ole edes kiinnostavia. Parillakymmenellä tuhannella isommat järjestävät muutaman palaverin kun mikroyrittäjälle siinä saattaa olla puolen vuoden leipä.
4. Mikroyrityskenttään on luontaisesti rakentunut malli toimia verkostomaisesti yhdessä niin että pystytään kustannustehokkaasti tarjoamaan parhaista osaajista koostuva verkosto toimitukseen
5. Kun hankintojen toimintamalli ja prosessi suunnitellaan mikroyrittäjille niin ne toimivat automaattisesti myös suuremmille. Mallista tulee automaattisesti riittävän joustava
6. Mikroyritykset olisi paras ja kustannustehokkain tapa tehdä esimerkiksi pienhankintoja jos vain hankkivilla tahoilla olisi avoin ja julkinen rekisteri saatavilla eri toimialojen mikroyrityksistä

Ideaalimaailmassa mikroyrittäjän näkövinkkelistä voisi toimia jotenkin näin:

1. Yksi paikka verkossa josta voin hakea eri kriteereillä kaikista Suomessa käynnissä olevista esim. 2000€ ylittävistä julkisista hankinnoista kunnat, valtiot, hankintayksiköt- ja yhteenliittymät (mukaanlukien historiatieto ja menneet hankinnat)
2. Voin tilata ilmaiset "hälytykset" esim. sähköpostiin kun minua kiinnostava hankinta tulee
3. Avoin ja yhteinen valtion ylläpitämä katalogi johon yritykset voivat ilmoittaa yrityksensä ja jonne kaikki toimittajat ja hankkivat  tahot listattu kuvauksineen ja yhteystietoineen. Niin hankkijat kuin toimittajat voivat hyödyntää katalogia ja tieto on kaikkien saatavilla
4. Hankinnat, hankintaprosessi sekä historiatiedot jne. julkaistuna verkkoon näiden hankintojen avoindata periaatteiden mukaisesti

Tällä hetkellä merkittävin ongelma erityisesti mikroyritysten näkövinkkelistä on että hankintatiedot ja niiden historia ei ole tasapuolisesti, avoimesti ja maksutta kaikkien saatavilla. Täällä on listattu olemassaolevia hankintatietojen tarjoajia jossa tietojen saaminen edellyttää pääsääntöisesti tiedoista maksamista. http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/ilmoitusmenettely#p6

Hankintatietojen avaamisen osalta ollaan kyllä tekemässä  toimenpiteitä mutta se tapahtuu aivan liian hitaasti. Tällä hetkellä tietoja annetaan vain tutkimus- ja kaupalliseen käyttöön.

Kattavampi blogaus avoimeen talousdataan, avoimeen hankintaan ja avoimeen hanketoimintaan löytyy täältä.

perjantai 6. syyskuuta 2013

Asiakkaani ongelma on minun ongelma

Kirjoitin viime viikonloppuna kokemuksistani 5v yrittäjänä. Olin ajalta jo ennen yrittäjäksi ryhtymistä oppinut ja kuvitellut että työtä pitää tehdä 24/7 polttaen kynttilää molemmista päistä. Tämä jatkui ehkä muutaman vuoden senkin jälkeen kun aloitin yrittäjänä. Erityisesti yrittämiseen on juurtunut ajatus ettei ole yrittäjä jos ei tapa itseään työllä. Todellisuudessa asia on täysin päinvastoin.

Yrittämisen tuoma "vapaus" antoi mahdollisuuden lopettaa päämäärättömän työn tekemisen jota kollektiivinen paine - formaalit organisaatiot, prosessit, pomot, kolleegat jne. ympärillä aiheuttavat. Uskonkin vahvasti siihen että kun ihminen saatetaan vapaaseen tilaan ja pudotukseen niin se alkaa automaattisesti tekemään asioita tehokkaammin. Ihmiselle on jo luolamiehestä lähtien ollut luontaista miettiä keinoja kuinka saisi tehtyä asiat tehokkaammin, samalla arvioiden mikä on tärkeää ja mikä ei. Tekeminen tekemisen ilosta ei palvele ketään. Maailmasta ei tekeminen lopu, mutta onko tekemisessä järkeä, onkin toinen kysymys. Yhteiskuntamme kuitenkin kaikesta huolimatta ruokkii tällaista näennäistehokkuuden ajattelua. Sen sijaan että mitataan aikaa ja seurataan kelloa pitäisi keskittyä mittaamaan itse työn tuotoksia. Kun asettaakin itselleen mittariksi tuotokset, niin sen jälkeen voi hyvin unohtaa näennäistehokkuus ajattelun ja työajan mittaamisen.

Itselleni tuo vapaapudotus aiheutti sen että siirryin jo muutama vuosi sitten pääsääntöisesti 4-päivän työviikkoon. Lisäksi työni painottuu pääasiassa klo 5-13 väliselle ajalle, joka on itselleni tehokkain ajankohta vuorokaudesta. Kysyin myös itseltäni mikä on itselleni yrittäjänä tärkeintä? Vastaus oli helppo: Asiakas. Asiakkaani ongelmat/asiat ovat 24/7 aina minun ongelmiani ja erityisesti perjantaisin kaikki muu paitsi asiakaspalaverit, asiakastyö ja asiakaspalvelu joutaa odottamaan maanantaihin. Kun näin suunnittelee työnsä niin pääsääntöisesti perjantait ovat yleensä aika rauhallisia. Tällöin vain yllätyksenä tulevat asiat yleensä aiheuttavat toimenpiteitä.

Asiakkaani kukoistava liiketoiminta sekä tavoitteiden tukeminen on myös minun etuni. Eli juuri se mitä lisäarvoa tuotteeni / palveluni tuo asiakkaalleni, jolla edistetään näitä asiakkaani päämääriä. Liikaa oman navan, oman erinomaisuuden, oman tuotteen / palvelun ympärillä eläminen ei auta asiakastani saavuttamaan tavoitteitaan. Asiakkaan kuunteleminen auttaa. Myönnän, tässä on välillä opeteltavaa myös itselläni.

Huomasin tänään aamulenkillä ollessani käyväni keskustelua asiakkaani kanssa erääseen ongelmaan liittyen puhelimessa chatillä. Huomasin että tämä ei edes tuntunut työltä vaan piristi lenkkiä siinä määrin että aloin miettiä onko minulla enää rajaa sillä mikä on työtä tai mikä ei ja onko sillä loppuen lopuksi enää mitään väliä. Asiakkaiden kanssa toimimisesta ja ongelmien ratkaisusta saa vaan sellaisia polttoainetta että se on ainakin minulle yrittämisen suola.

Kun sinulla on läheinen ja hyvä suhde asiakkaaseesi, niin asiakkaalla on riittävän matala kynnys ottaa milloin vaan, miten vaan ja missä vaan sinuun yhteyttä. Tällöin voi myös mennä suoraan asiaan kuluttamatta asiakkaan aikaa turhanpäiväiseen. Tarpeen vaatiessa pitää myös uskaltaa sanoa mikä tuotteesi / palvelusi on tai se ei ole. Asiakas arvostaa rehellisyyttä eikä jaksa kuunnella selityksiä. Tuskin jaksat itsekään. Jos tuotteesi / palvelusi ei näytä täyttävän tarpeita niin voitte yhdessä miettiä ratkaisuja joka voisivat auttaa asiakastasi. Nykypäivän asiakaspalvelun ongelma monesti on että yritykset piiloutuvat asiakaspalvelurobottien, erilaisten prosessien ja call-centerien taakse joista et yleensä saa vastausta heti siihen mihin halusit. Se on asiakkaan aliarvioimista jos joku. Ehkä yrittäjälähtöinen asiakaspalvelumalli olisikin juuri se mihin yhteiskunnassamme pitäisi panostaa?

maanantai 2. syyskuuta 2013

Avoin talousdata, avoin hankinta ja avoin hanketoiminta

Olen muutaman viikon ajan työstänyt tätä kirjoitusta ja kerännyt kasaan tietoa ja kokemuksia mitä vuosien varrella on aiheen ympärillä syntynyt. Samaan aikaan on tullut huomattua että Suomen "avoimuus" kenttään on syntynyt/syntymässä erilaisia ohjausryhmiä, työryhmiä, tapahtumia, hankkeita jne. Kaikkea tätä tekemistä toimintakentässä kuitenkin ohjaa lähtökohtaisesti raha mutta rahan käyttöä itsessään (ja erityisesti julkisen rahan) ei ole vielä kunnolla nostettu pöydälle. Voidaankin erilaisten hankkeiden osalta puhua enemmänkin näennäisavoimuudesta niin kauan kuin hankkeiden talous ja budjetit avataan riittävän yksityiskohtaisesti. Olisikin suotavaa että julkisen rahan käyttö nostettaisiin yhdeksi pääteemaksi avointa yhteiskuntaa rakennettaessa.  Koska aihealue on laaja niin tämä on vain pintaraapaisua mutta olen koittanut kerätä tähän keskeisiä kohtia ja ajatuksia joissa Suomella olisi todellakin syytä ottaa mallia maailmalta mitä tulee julkiseen rahankäyttöön ja sen läpinäkyvyyteen.

Noin vuosi sitten kirjoitin yritystietojen ja tukien avaamisesta. Nyt asia on yritystietojen osalta edennyt ja avoindata.net palvelussa on tähän liittyvä kysymys ja vastaus miten asia TEM:issä etenee http://www.avoindata.net/150/onko-yritystietojarjestelman-datojen-avaaminen-tyon-alla Yritysten tukien avaamisesta Yle:n MOT teki ohjelman yritystukien kanta-asiakkaista. Data oli koostettu monista lähteistä erikseen pyytämällä ja toivottavasti tämä kaikki on tulevaisuudessa saatavilla yhdenmukaisessa muodossa eri lähteistä koostettuna ja avoimesti koneluettavana.

Toivoa sopii että tässä blogauksessa tuomat asiat saisivat vastaavanlaisen liikehdinnän tulevan seuraavan vuoden aikana ja vuoden päästä voisi kirjoittaa kuinka asiat ovat edenneet.

Avoin talousdata 

Avointa talousdataa ei tiettävästi ole vielä virallisesti määritelty suomen kielen terminä, mutta se voidaan nähdä avoimen datan osa-alueena jolta edellytetään tietynlaisten muotoilu yms. vaatimusten täyttämistä jotta se on hyödynnettävissä. Avoimen datan määritelmä itsessään löytyy esimerkiksi Helsinki Region Infoshare (HRI) palvelusta - mitä on avoin data?

Julkisen rahankäytön tilasta saamme lukea jatkuvasti ja erityisesti nyt valtion budjettikeskustelujen aikana aihe on varsin ajankohtainen. Tällä hetkellä esimerkiksi valtiovarainministeriö ei tiettävästi julkaise valtion budjettia tai muuta talousdataansa avoimen datan määritelmän mukaisena. Esimerkiksi valtiovarainministeriön talousarvio vuodelle 2013 on verkkosivun muodossa, jolloin sitä on hankala analysoida ohjelmallisesti tai tehdä esimerkiksi erilaisia visualisointeja yksinkertaisesti. Koneluettavaan dataan voisi sisällyttää myös tarkemmalle tasolle porautuvaa tietoa, koska perinteisesti valtiotason budjetissa summia näytetään karkealla tasolla. On syytä olettaa että jotkut perusteet ja hienojakoisemmat luvut löytyvät kuitenkin erilaisista järjestelmistä suurempien lukujen takaa. Nämä syvemmälle porautuvat luvut ovat myös helposti saatettavissa visualisointien avulla ymmärrettävään muotoon ihan tavalliselle kansalaiselle. Tosiasia on että mitä tarkemmalle tasolle voidaan budjettitasollakin poratutua, sitä paremman kuvan kuka vaan saa kokonaisuudesta. Tosiasia vaan on että erityisesti talousdatan kohdalla pienistä pisaroista rakentuu se suuri meri. Erittäin tärkeää on myös ymmärtää summien taakse liittyvä päätöksenteko, syyt ja mahdollisten talouspäätösten taakse kytkeytyvä vaikuttavuus tulevaisuuteen. Ennenkuin päästään esimerkiksi päätöksenteon ja vaikuttavuusasioiden taustalle tärkeintä on  kuitenkin saada nykyinen toteuma, transaktionaalinen ja budjettidata avoimesti kaikkien saataville. Tämän päälle on mahdollista rakentaa päätöksentekoa yms. tukevia palveluja avoimesti ja joukkoistetusti.

Suomi hyväksyttiin 23.4.2013 Avoimen hallinnon kumppanuusohjelmaan (Open Government Partnership, OGP). Avainsanoja tässä ohjelmassa ovat läpinäkyvyys, tilivelvollisuus, osallistuminen ja avoimuus. Suomella olisi mahdollisuus olla tässä maailmalla edelläkävijä ja viitoittaa tietä. Avoin julkinen talousdata on kaikkein keskeisimmässä roolissa näiden periaatteiden toteutumisessa. Rahaan liittyvä päätöksenteko kun on käytännössä se mikä ohjaa kaikkea yhteiskunnassamme. Tästä syystä kaikki ilman erityisestä syystä salassapidettävä julkishallinnon transaktio ja budjetti tulisi saattaa avoimeksi talousdataksi. Allaoleva video antaa hyvän nopean kuvan mistä on OGP:ssä on kysymys ja mitä esimerkkiosa-alueita se kattaa:





Keräsin tähän listan muutamista pilotoiduista talousdatan avaamisprojekteista, joissa itse olen ollut mukana ja joita Suomessa tehty. Jotta avatun talousdatan saa ymmärrettävään ja paremmin hyödynnettävään muotoon ei riitä ainoastaan se että data siistitään ja otetaan ulos SAP:ista tai vastaavasta kunnan, valtion tms. toiminnanohjausjärjestelmästä. Jotta sitä voidaan käsitellä ohjelmallisesti, luoda visualisointeja jne. täytyy talousdata viedä sille suunniteltuun tietokantaan / palveluun. Tällä hetkellä tiettävästi ainut avoimeen lähdekoodiin ja avoimen kehityksen periaatteisiin perustuva alusta on www.openspending.org. Tämä palvelu tarjoaa myös avoimet rajapinnat erilaisten palveluiden kehittämiseen ja pilotointiin. Tarvittaessa ohjelmisto on asennettavissa / ylläpidättevissä omiin tarpeisiin. OpenSpending kehitys tapahtuu kansainvälisesti Trello palvelussa: https://trello.com/openspending OpenSpending käyttöliittymää on käännetty suomenkielelle Transifex palvelussa ja tämä lisäksi juuri valmistui ensimmäinen suomenkielinen versio OpenSpending oppaan käännöksestä, jota voi kuka vaan halukas osallistua kääntämään lisää ja hyödyntämään.

Jos julkishallinto käyttää talousdatan avaamiseen suljettuja ja toimittajasidonnaisia järjestelmiä päädytään ongelmalliseen tilanteeseen. Talousdatan avaamisprojekteista tulee ns. one-off projekteja jossa data irrotetaan tietyssä ei-avoimessa formaatissa/tietomallissa jonkun yksittäisen sovelluksen, yrityksen projektin tms. käyttöön jolloin avoimen datan periaatteet eivät toteudu. Talousdatan irrottamiseen liittyy aina kustannus ja työtä julkishallinnon puolelta, erityisesti taloushallinnossa. Näinollen avaukset pitäisi tehdä koordinoidusti ja keskistetysti per kunta, virasto jne. ja aina kun yksittäinen talousdatan avausprojekti on lähdössä liikkeelle, tulisi se viedä avoimelle alustalle vapaaseen käyttöön.  Hyvänä esimerkkinä (ja tiettävästi ensimmäisenä Suomessa) toimii Helsingin kaupungin ensimmäinen talousdatan avaus vuosilta 2009-2010 josta kirjoitin 2012 helmikuussa blogiini. Samasta avauksesta tietoa myös HRI palvelussa. Tämän jälkeen HRI on järjestänyt mm. Vantaan talousdatan avaamiseen liittyvän tapaamiseen, jossa yhteydessä esittelin Helsingin Kaupungin 2009-2011 yksityiskohtaisemman talousdatan avauksen. Esitys löytyy täältä. Lisäksi esimerkiksi Sitran ja Helsinkin kaupunginkirjaston kanssa yhteistyössä tehdyssä osallistuvan budjetoinnin pilottiprojektissa www.osallistuvabudjetointi.fi avattiin kaupunginkirjaston datoja.

Maailmalta yksi hyvä, verovarojen käyttöä kuvaava esimerkki on http://wheredoesmymoneygo.org/ palvelu. Kyseinen palvelu on rakennettu OpenSpending alustan päälle.

Kun julkishallinnon talousdata on avattu ja sitä yhdistellään muihin tietoihin ja palveluihin voidaan rakentaa erilaisia hyödyllisiä palveluja:
- yhdistämällä palvelujen sijaintitietoja voidaan tuottaa palvelu joka visualisoi esim. kartalle mitä lähialueesi (esim. 5km säteellä) olevien palvelujen tuottaminen maksaa
- yhdistämällä organisaatiorakennetietoja palkkakuluihin voidaan visualisoida yksiköittäin, työ rooleittain, organisaatiohierarkian mukaan jne. henkilöstö ja palkka kulujen jakautuminen
- voidaan toteuttaa  paikallisia osallistuvan budjetoinnin projekteja ja mahdollistaa paikallisten palvelujen kulurakenteiden esittely
- voidaan tarjota näkymä julkishallinnon hankkeisiin, hankintoihin ja muuhun rahankäyttöön

UK:ssa virallisempi valtion toimesta koottu http://www.gist.cabinetoffice.gov.uk/ sivusta kerää valtion kokoavaa talousdataa ja julkaisee sen avoimena ja koneluettavana verkkoon avoimella lisenssillä.

Avoin hankinta

Yksi merkittävä julkishallinnon avoimen talousdatan osa-alue ovat julkiset hankinnat. Tällä hetkellä Suomessa vain hankintamenettely on avoin kun koko prosessi, siihen liittyvä talousdata, hankintatoiminnassa syntyvät tuotokset ja toivottavasti myös sopimukset soveltuvin osin pitäisi saada avoimeksi.  Julkisia hankintoja tekemään on luotu erilaisia yhteenliittymiä, niitä tekevät kunnat itse jne. Tiettävästi tällä hetkellä ainoastaan EU kynnysarvon ylittävät tarjouskilpailut ja niiden ratkaisut julkaistaan avoimesti kaikkien saataville. Tämäkään data ei ole ollut automaattisesti koneluettavaa mutta esimerkiksi avoimen yhteisön OpenTED projekti on ensimmäinen joka kerännyt kaiken "raapimalla" EU:n hankintatietokannan verkkosivuilta tiedot yhteen tietokantaan. Tietokanta sisältää mm. nämä tietokentät per voitettu tarjouskilpailu:
- hankintaviranomaisen nimi
- toimittajan nimi
- hinta
- menettelytapa: avoin, neuvottelumenettely, rajoitettu
- tarjouskilpailun alin ja ylin tarjous
- hankitun palvelun kuvaus
- sopimuksen kesto

Tällainen koneluettava tieto on vietävissä esimerkiksi edellä mainittuun OpenSpending tietokantaan, jolloin siihen on helppo tehdä hakuja ja erilaisia visualisointeja.

Mitä etuja avoin hankinta tuottaa:
- kansalaisilla, hankkivilla viranomaisilla, toimittajilla jne. on yhdenvertaiset mahdollisuudet tutustua hankintoihin
- tasavertaistaa ja parantaa kilpailua ja on ratkaisevassa asemassa mahdollistamaan myös esimerkiksi pienten toimijoiden osallistumisen tarjouskilpailuihin
- julkishallinto itse eli tilaajat voivat helposti avoimesti etsiä, vertailla ja tutustua toteutuneisiin hintoihin ja miltä toimittajilta palveluita on ostettavissa
- avoimemmalla prosessilla ja toimintatavoilla voidaan todennäköisesti vähentää esimerkiksi markkinaoikeuteen päätyvien hankinta-asioiden määrää http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus/13986.htm

Vain hankintamenettely on tällä hetkellä avoin ja sekin vain osittain. Pitäisi olla reaaliaikainen tieto hankintojen etenemisestä ja ratkaisut sekä hankintojen historia avoimesti kaikkien saatavilla.

Avaamalla hankintarekisterit/tietokannat kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista (miksei myös kaikista pienhankinnoista jos ko. julkishallinnon taho niin haluaa) voisi olla kansantaloudellisesti erittäin merkittävät vaikutukset. Tämän lisäksi kun kaikki mahdollisesti hankintojen yhteydessä syntyvät tuotokset avataan yhteiskunnan käyttöön saadaan erittäin merkittävä määrä tietoa ja osaamista jaettua koko yhteiskunnan käyttöön.

Ainakin mikro- ja pienyritysten näkövinkkelistä hankintajärjestelmä on erittäin sekava ja raskas lainsäädäntöineen ja toimijoineen. Luultavasti kukaan ei ole edes arvioinut kuinka paljon julkishallinnon varoja kuluu koko tämän hankintajärjestelmän ylläpitämiseen ja pyöritykseen (huom. tämäkin tieto pitäisi avata).

Seuraavia avoimia periaatteita/työkaluja tulisi käyttää/hyödyntää julkisissa hankinnoissa:
- avoin talousdata (avataan kaikki hankintatoiminnan talousdata avoimeksi ja vapaaseen käyttöön)
- avoimet sopimukset (rakennetaan yleisesti hyödynnettäviä avoimia sopimusehtoja/viitekehyksiä)
- avoin ja keskitetty hankinta / sopimusrekisteri ( kaikille avoin helppokäyttöinen hankinta/sopimusrekisteri kuten esimekiksi UK:ssa https://online.contractsfinder.businesslink.gov.uk/?site=1000&lang=en )
- avoin ja keskitetty hankintapalvelu/markkinapaikka missä kaikki julkishallinnon tahot ja toimittajat (niin pienet kuin suuret) voivat kohdata

Sunlight Foundation on tehnyt hyvän ohjeistuksen hankintatietojen avaamiseen: http://sunlightfoundation.com/procurement/opendataguidelines

Suomessa erilaisia hankintakanavia ja yhteishankintayksiköitä on suuri määrä. Tässä muutamia esimerkkejä:

HILMA
HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan
http://www.hankintailmoitukset.fi

Hansel Oy / Valtion yhteishankintayksikkö
Valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy tarjoaa asiakkailleen palveluja hankintatoimen tehostamiseksi.
Yhtiön tavoitteena on lisätä tuottavuutta valtion hankintatoimeen.
http://www.hansel.fi

KL-Kuntahankinnat Oy / Kuntaliitto
Yhteishankintayhtiö KL-Kuntahankinnat Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia sekä vastaa sopimushallinnasta
http://www.kuntahankinnat.fi/

Kuntien tiera
Kuntien Tiera Oy on kuntatoimijoiden omistama valtakunnallinen yhteistyöfoorumi, joka yhtenäistää kuntakentän prosesseja, tietojärjestelmiä ja toimintatapoja.
http://www.tiera.fi/

Lisäksi esimerkiksi kunnilla on omia kuntakohtaisia mm. pienhankintoihin keskittyneitä sivustoja/ilmoituskanavia mutta nämä ovat hyvin hajallaan. Toimintaperiaatteet ja mallit vaihtelevat täysin toisistaan.

Nykyaikaisia malleja voitaisiin lähteä hakemaan maailmalta ja tähän olen kerännyt esimerkkejä UK:sta jossa hankintatoiminnassa OGP perusperiaatteet läpinäkyvyys (transparency) ja tilivelvollisuus (accountability) toteutuvat. Allaolevassa artikkelissa vertaillaan hankinnan avoimuutta eri maissa ja listataan mitä tietoja hankinnoista julkaistaan:
http://sunlightfoundation.com/blog/2013/05/01/open-procuring-how-do-other-countries-perform/

CloudStore - G-CloudG on palvelu joka kokoaa yhteen UK valtion hyväksymät pilvipalvelut http://govstore.service.gov.uk/cloudstore/

G-Cloud palvelu UK:ssa kerää ja julkaisee avoimena koneluettavana datana kaikki hankinnat kuukausittain jotka kuuluvat G-Cloud viitekehykseen http://gcloud.civilservice.gov.uk/about/sales-information/
Lisäksi UK valtion hankintapalvelu listaa kaikki hankinnat websivuillaan avoimena koneluettavana datana:
http://gps.cabinetoffice.gov.uk/about-government-procurement-service/transparency-and-accountability

Esimerkki ja kokemuksia avoimien sopimusten käytöstä Slovakiassa:
http://www.open-contracting.org/case_study_open_contracting_in_the_slovak_republic

Suomessa on vielä paljon tehtävää että OGP mallin mukaiset periaatteet saadaan hankintatoimintaan. Erittäin hyvä puoli on kuitenkin se että avoimen talousdatan parissa toimivia yrityksiä ja osaamista Suomessa alkaa olemaan. Tarvitaan vain tahtotila. Talousdatan avaaminen ja julkaiseminen ei itsessään ole työläs tehtävä sopivilla työkaluilla ja kun talousdatan avaaminen hoidetaan koordinoidusti ja keskitetysti saadaan tästä huomattavia hyötyjä.

Avoin hanketoiminta

Julkishallinnolla on suuri määrä erilaisia hankkeita joita voi etsiä esimerkiksi valtioneuvoston hankerekisteristä HARE:sta http://www.hare.vn.fi/ Ongelma vain tässä on että rekisteriin kerätään vain esimerkiksi viranomaisraportointiin liittyviä asiakirjoja, tietoja hankkeen aikataulusta jne. Jotta tällaisella rekisterillä olisi hyötyä koko yhteiskunnalle tulisi kaikki hankkeiden tuotokset avata helposti etsittävään ja uudelleenkäytettävään muotoon. Lisäksi esimerkiksi nykyisessä tietokannassa olevien asettamis- ja muiden päätösasiakirjojen itse sisältöä ei ole millään lailla indeksoitu hakua varten. Vain osittainen metatieto on indeksoitu. Tässä olisikin Helsingin Kaupungin tekemälle Open AHJO tyyppiselle asiakirjojen avaamis hankkeelle erinomainen mahdollisuus http://dev.hel.fi/node/63  Koko tietokanta ja dokumentit tulisi avata vapaaseen käyttöön tai vähintäänkin tarjota ohjelmointirajapinta tähän hanketietoon.

Tyypillisesti julkishallinnon hankkeissa taloustiedon kohdalla kerrotaan pääsääntöisesti jostain määrärahasta ja hankerahasta, joka käsittää yleensä vain hankkeeseen käytettävän ulkoisilta toimittajilta tilattavan työn. Hankkeisiin ei ole siis yleensä laskettu mukaan kaikkien hankkeessa mukana olevien esim. viranomaisten työpanosta ja työaikaa. Jos hankkeen parissa työskentelee edes osittain 5 viranomaista niin tästä syntyy jo merkittävä kulu yhteiskunnalle, jota ei voi suinkaan jättää huomioimatta. Lisäksi hankkeissa yleensä toimii erilaisten yhteenliittymien jne. kautta muita työntekijöitä jotka monesti toimivat julkisella tutkimus, kehitys tms. rahalla. Kaikki tällaiset hankkeeseen osallistujat pitäisi myös täysin avata hankkeen todellisia kokonaiskustannuksia laskettaessa ja samalla avata hankkeen budjetti avoimesti.

Avoin hanketoiminta edellyttäisi minimikriteeristön luomista, joka edellyttää tiettyjen perusasioiden avaamista (ja voi näinollen saada avoimen hankkeen statuksen):
- hankkeen budjetti avoimena talousdatana
- hankkeeseen osallistuvat toimittajat ja työntekijät
- hankkeen sopimukset ja päätökset (niiltä osin kuin ne eivät ole erikseen salassapidettäviä liiketoiminnallallisista tms. syistä)
- hankkeen kaikki tuotokset - dokumentaatio ja muu materiaali, lähdekoodi jne.  

Yleisesti veronmaksajat julkishallinnon asiakkaina hyväksyvät täysin liiketoiminnan joita yritykset käyvät julkishallinnon kanssa jos rahan käyttö, tuotokset, toimintaperiaatteet ja prosessit ovat läpinäkyviä ja avoimia. Uskon että jossain vaiheessa tulee aika jolloin ihmetellään nykyistä järjestelmää jossa tuotokset ja avoin julkisen rahan käyttö eivät olleet itsestäänselvyys. Maailma muuttuu, myös yhteiskunnan tulee muuttua.

lauantai 24. elokuuta 2013

Yrittäjänä Suomessa: ajatuksia viiden vuoden jälkeen

Viime kirjoituksesta tähän blogiin onkin mennyt jo yli vuosi. Olin jo sillä vaiheilla että lakkautanko tämän blogin mutta löysin pari teemaa josta sopivasti rakentunut jutun juurta. Tämä ensimmäinen liittyy yrittämiseen ja yrittäjänä toimimiseen Suomessa.

Yrittämistä on varsin monenlaista ja ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa yrittää. Ajattelin kirjoittaa hieman omista kokemuksistani.

Pudotus kylmään veteen

Hieman yli viisi vuotta sitten perustin toiminimen vailla oikeastaan mitään käytännön ymmärrystä mitä yrittäminen on. Siirtyminen kokeilemaan omia siipiään oli muhinut mielessä vuoden päivät. Tätä ennen olin työskennellyt niin pienemmissä kuin suuremmissa yrityksissä erilaisissa tehtävissä. Kun puhun pienestä yrityksestä tässä yhteydessä puhutaan kuitenkin yli 20 hengen yrityksistä joissa on yleensä jo melko pitkälle vakiintuneet toimintatavat ja rakenteet. Vaikka olisi minkälainen liikeidea, joka turvallisessa työpaikassa tuntuu räjähtävältä, on yksin yrittämisen aloittaminen todella pudotus kylmään veteen. Jos on nauttinut jonkinlaisesta asemasta, jossa on valmis organisaatio kaikkine tukitoimintoineen laki-, markkinointi-, myynti-, tuotekehitys- talousosasto jne. tulee varsin erikoinen tilanne kun enää puikoissa olet vain SINÄ. Se idea mikä "valmiissa yrityksessä" tuntui vielä helpolta muuttikin nopeasti muotoaan. Pitäisikin saada nopeasti positiivista kassavirtaa jolla voi elättää itsensä, perheensä ja vielä kehittää juuri perustettua yritystä. Toisessa vaakakupissa on se ihana vapaus tehdä ihan mitä vaan. Valitettavasti itselläni ei ollut edes puolen vuoden kultaista kädenpuristus- tms. pakettia kasassa. Äkkiä tiliotetta katsoessa tulee mieleen että jotain pitäisi tehdä ja nopeasti. Kun sitten saa homman pyörimään niin että saa menot katettua ja palkkaakin maksettua, niin sitä osaa todella arvostaa.

Ensimmäinen puoli vuotta meni opetellessa yrityksen perusasioita kuten kirjanpitoa, verotusta, laskutusta jne.  ja erinäisiä konsultointiprojekteja tehdessä. Edelleen homma pyöri ja alkoi syntymään uskoa että myös yksin voisi saada paljonkin aikaan. Tärkeänä tukena varsinkin alkuvaiheessa olivat uudet ja vanhat yrittäjäkolleegat josta heille suuri kiitos.

Idea tuotteesta

Monellakaan yrittäjäksi ryhtyvällä ei alkumetreillä ole välttämättä minkäänlaista valmista tuotetta jota myydä. Jos myy vain omaa osaamistaan niin oman osaamisen tuotteistaminen onkin sitten aivan oma taiteenlajinsa. Pitäisi osata kehua itseään ja osaamistaan sekä rakentaa tästä helposti ostettava tuote - helppoa eikö? Varsin moni ainakin alkuvaiheessa päätyy myymään pelkästään omaa työtään leipänsä pitimeksi ja sivussa yritetään tuotteistaa jotain. Aika nopeasti hiipiikin ajatus siitä että todellisuudessa vain vuokraan itseäni asiakkaille sillä erolla että on kuitenkin yrittäjän "vapaus". Todellisuudessa asiakkaasta on tässä mallissa tullut työnantajani/pomoni ja sen lisäksi vastaan kaikista velvoitteista, kuluista ja muusta itse. En voi kieltää etteikö muutaman ensimmäisen vuoden aikana tullut välillä mieleen että elantonsa voisi hankkia helpommin palaamalla "turvalliseen" työpaikkaan. Yrittämisen vapaus ja mahdollisuudet kuitenkin painoivat vaakakupissa enemmän.

Oma ajatukseni siitä että haluan kehittää yritystoimintaani ja tuotetta alkoi hiipiä ehkä noin puolen vuoden kohdalla. Ennen yrityksen perustamista ehdin noin kymmenen vuotta toimia erilaisissa kansainvälisissä projekteissa projektipäällikön tehtävissä. Samantyyppiset projektit jatkuivat yrittäjänä ja nyt vain konsultin roolissa. Tämä työ erikokoisissa yrityksissä oli kuitenkin tuonut sen osaamisen ja kokemuksen jonka voisi paketoida tuotteeksi - ja tätä varten perustin uuden yhtiön jonka pohjalle alkoi syntymään verkkopohjainen ohjelmisto Cenno. Ensimmäinen ohjelmistokehitykseen sekä konsultointiin (mm. projektinhallinta, IPR, avoindata) keskittynyt yritys Emobit Oy jatkaa edelleen aktiivisesti toimintaansa ja toimii myös hyvänä pohjana uusien tuotteiden/palvelujen kehittämiseen. Alussa olin aivan yksin ja noin puolentoista vuoden kohdalla mukaan tuli nykyinen yhtiökumppanini. Olemmekin onnistuneet rakentamaan laajan kumppaniverkoston, työkalut ja työmenetelmät niin että lisähenkilöiden palkkaamiseen ei toistaiseksi ole edes tarvetta. Myöskään kasvun tavoittelu henkilömäärällisesti ei ole mikään itseisarvo. Koska pystymme laajentamaan liiketoimintaamme eri suuntiin yritysverkoston ja kumppanien avulla, on tämä enemmänkin tavoiteltu suunta.

Muutin konsulttiyritykseni osakeyhtiöksi noin vuoden päästä yrittämisen aloittamisesta. Tämä onkin juuri oivallinen tapa selkeyttää vastuukysymyksiä, laajentaa toimintaa niin että voi ottaa yhtiökumppaneita ja erottaa yrityksen talous henkilökohtaisesta taloudesta.

Vaikka voisi pitää itsestäänselvyytenä, niin vasta ehkä vuoden kohdalla alkoi ymmärtämään sen tosiasian, että puikoissa olen vain minä itse. Kukaan ei usko asiaani jos en minä itse. Omaa asiaa pitää hengittää ja elää. Oikotietä ei ole ja on aina parempi että tekee jotain kuin että ei tee mitään. Turha epäröinti ja ylenpalttinen asioiden suunnittelu sai jäädä. Asioita pitää kokeilla toimiiko ne ja jos ei toimi niin laittaa mappi ö:hön. Kun taas löytyy asioita jotka toimivat ja tuottavat onnistumisia niin olivatpa ne miten pieniä vain niin ainoastaan ne ovat se polttoaine joka kumuloituessaan kantaa eteenpäin. Itse en totta puhuakseni ymmärrä epäonnistumista ihannoivaa yrittämisen kulttuuria, joka tuntuu olevan valloillaan. Toistaiseksi en ainakaan itse ole oppinut epäonnistumisista muuta kuin sen miten asioita ei pidä tehdä - en sitä kuinka pitäisi tehdä seuraavalla kerralla. Ei liene sattumaa että epäonnistuneilla yrittäjillä on yleensä vain hieman täysin uutta yrittäjää suuremmat mahdollisuudet onnistua. Epäonnistumisessa ei ole mitään pahaa ja se kuuluu elämään ja yrittämiseen mutta ei sitä pidä ruokkia / ihannoida.

Tulorahoitus vs. ulkoiset rahoittajat

Yrityksen talouden matematiikka on varsin yksinkertainen. Tulot pitää olla suuremmat kuin menot. Tämän yksinkertaisen opin soisi otettavan käyttöön myös esimerkiksi valtion taloudessa. Vain hetkellisesti tulisi paikata lisäpääomalla ja velalla. Osakeyhtiössä jo yhdessä tilikaudessa saa konkurssin nopeasti aikaan jos oma pääoma putoaa alle nollan. Tämä olikin kullanarvoinen muistutus kirjanpitäjältä siinä kohtaa kun perustin osakeyhtiön. Omaa pääomaa voi kasvattaa joko tekemällä tulosta tai hankkimalla lisäpääomaa taseen vahvistamiseksi ulkoisten rahoittajien, lainojen, tukien tms. muodossa. Muiden ihmisten tai lainarahan kuluttaminen on kyllä helppoa, mutta tämäkään raha ei tule ilmaiseksi. Jos siis on vain mahdollista kehittää toimintaa ilman ulkoisia rahoittajia niin se on enemmän kuin suositeltavaa. Varsinkin palvelualalla ei isoja pääomia yleensä tarvita.  Kun ulkoinen rahoittaja tulee kuvioon niin se vie yrityksestäsi osuuden ja tässä kohtaa yleensä joutuu alkaa pelaamaan myös muiden säännöillä, et vain omillasi. Helposti syntyy tilanne että tuotettasi/palveluasi aletaankin rakentamaan rahoittajillesi eikä esimerkiksi asiakkaillesi. Tuossa vaiheessa onkin hyvin kysyä itseltään haluaako todella lähteä yrittämään muiden ehdoilla? Varsinkin alkumetreillä on tuota syytä pohtia ja mikä on oma motivaatio lähteä yrittäjäksi. Yleensä rahoittajien myötä kuvioon tulee rahoittajien luona juokseminen, hallitusbyrokratiat, raportointi ja muu jotka ovat kaikki pois siitä varsinaisesta työn tekemisestä. Jos/kun rahat loppuu niin taas tarvitsee hakea lisää. Tällä kertaa ehdot eivät yleensä olekaan enää samat ja joudut luopumaan entistä suuremmasta osuudesta. Saatat myös uusien kumppaniesi kautta saada paljon "hyviä" neuvoja miten asioita pitäisi tehdä ja viedä eteenpäin. Harvoin nimittäin törmää yritysneuvonantajaan/konsulttiin jolla olisi itsellä merkittäviä menestystarinoita takataskussaan ja vielä harvemmin sellaiseen jolla on kokemusta siihen toimialaan, tuotteeseen tai palveluun jota yrityksesi edustaa. "Älkää tehkö niinkuin minä teen vaan tehkää niinkuin minä sanon" - periaate tuntuu valitettavasti olevan valloillaan

Vaikka tulorahoitukseen perustuva kasvu ei ole niin nopeaa ja joutuu kuukausittain tasapainoilemaan ja miettimään ikäviä konkreettisten asioiden kuten laskut, omat palkat jne. kanssa niin silloin kuitenkin elää liiketoiminnan todellisuudessa jossa oppii väkisinkin liiketoiminnan lainalaisuudet. Tulorahoituspohjalta yritystoiminta on kestävällä pohjalla. Ulkoista rahoitusta voi hyvinkin tarvita esim. jos yrityksellä on jossain elinkaaren vaiheessa halu tai tarkoitus kasvaa nopeasti. Tulorahoitus ja positiivinen kassavirta ovat tälläisessakin tilanteessa vaan pelkkää plussaa rahoittajan silmissä.  Helppoa korttia ei yrittämisessä ole. Jokaisen yrittäjän tulisikin olla erittäin ylpeä mikäli pystyy elättämään itsensä (ja ehkä muutaman muunkin) ja hoitamaan lisäksi yhteiskunnan asettamat velvoitteet. Ja aina on hyvä muistaa että asiakas on yritystoiminnan paras rahoittaja. Kun asiakas on vielä tyytyväinen niin tämän tyypin ulkoiset rahoittajat tulevat jopa mielellään käymään uudelleen.

Työntekijät ja yrityksen koko

Jostain syystä on yhteiskunnallisessa keskustelussa hiipinyt sellainen ajatus että yrityksen tehtävänä on työllistää ihmisiä. Ei ole. Työntekijät ovat yrityksessä tuotannontekijöitä ja jossain yrityksessä tarvitaan enemmän työntekijöitä ja jossain vähemmän. Työntekijöitä palkataan liiketoiminnan tarpeisiin ja vain ja ainoastaan sen perusteella. Onkin kyseenalaista mitata yrityksen kokoa työntekijöiden määrällä. Enemmänkin tulisi kiinnittää huomiota esimerkiksi yrityksen skaalautuvuuteen ilman työntekijöiden lisäämistä ja mitä työntekijöillä saadaan aikaan. Palveluita ja erikoisosaamista voi ostaa nykypäivänä muista yrityksistä ja verkostomainen yrityskulttuuri onkin kehittymässä nopeaa vauhtia. Toinen varsin huono mittari yrityksen koolle on liikevaihto. Monen tyyppisessä toiminnassa voi liikevaihto nousta pilviin mutta vain jonkin verran jää katetta jolla maksetaan kulut ja palkat. Jos tämä on yrityksen tavoite niin ei siinäkään ole mitään moitittavaa - liikevaihto mittarina ei vaan kerro yhtään mitään.

Tästä syystä kannustankin jokaista mikroyrittäjää yrittipä yksin tai pienellä porukalla olemaan ylpeä pienestä koosta ja hyödyntää ketteryyttä joka isoilta yrityksiltä puuttuu. Tämä on mahdollisuus ja voimavara. Ei ole mitään hävettävää olla yksinyrittäjä. Päinvastoin vain harvalla riittää rohkeus ja osaaminen yksinyrittäjänä toimimiseen. On myös hyvä huomata että kun yrityksen koko kasvaa niin tulee lumipalloefekti ja lumipallon suuntaa on huomattavasti vaikeampi kääntää.

Ainakin itse pyrin pitämään nyt ja tulevaisuudessa yritykseni työntekijämäärältään niin pienenä kuin mahdollista ja ostamaan asiantuntija-apua muilta yrittäjiltä. Juuri tällaista verkostomaista mikroyritysten välistä työskentelyä ja ajattelua tarvitaan. Elinvoimainen mikroyritysten verkosto kantaa Suomea tulevaisuudessa. Pienistä puroista syntyy valtiolle iso virta ja vaikka muutamia mikroyrityksiä putoilisikin pois niin virta ei sammu. Lisäksi juuri mikroyrityksissä joita n. 93,4% on se hedelmällinen maaperä josta voi kasvaa isoja yrityksiä. Olemmekin nähneet mitä isojen yritysten pako on aiheuttanut. Tulevaisuutta ei voida myöskään laskea vain ns. startup kasvuyritysten varaan, koska jos näille käy huonosti niin jäädään tyhjän päälle. Startup ajattelun lähtökohta jossa esim. 9/10 yrityksestä epäonnistuu on myös melkoista lottoarvontaa ja monesti valtion tukemaa sellaista. Rahoittajat luonnollisesti hakevat sijoituksilleen tuottoa esim. 3-5 vuoden tähtäimellä. Tyypillinen tavoitetila startupille on että se exitoidaan (myydään) mahdollisimman nopeasti ja yleensä ulkomaisille omistajille esim. Yhdysvaltoihin. Tällöin yleensä niin valtion yritykseen pumppaama rahoitus ja työntekijät siirtyvät ulkomaille. Jotenkin vaikea nähdä tätäkään mallia kestävänä kehityksenä Suomelle. Yrityksen koko, rahoitus- tai toimintamalli ei siis saa olla mittari. Suomea valtiona pitäisikin kehittää yrittäjyysyhteiskunnan mahdollistavaksi skaalautuvaksi alustaksi jossa yrityksiä kohdellaan asiakkaina ja ne tuottavat verojen kautta yhteiskuntaa varten tulovirtaa. Tarvitaan siis kaikenlaisia ja kaikenkokoisia yrityksiä ja yrittäjiä. Unohtamatta sitä tosiasiaa että jokainen yritys on jossain elinkaarensa vaiheessaan pieni.

On hieno huomata että viimeaikoina yrittäjät ovat alkaneet jakamaan ajatuksia ja kokemuksiaan yrittämisestä avoimesti blogausten, kirjojen jne. muodossa. Tämä ehkä auttaa uusia yrittäjiä lähtemään liikkeelle ja samalla ymmärtämään yrittämisen realiteetit. Yrittäjissä kuitenkin piilee yhteiskunnan tulevaisuuden voimavara. On tärkeää että varsinkin aloittaville yrittäjille on kanavia joita kautta tutustua yrittämiseen käytännön kokemuksien ja muiden yrittäjien avulla. Näin kaikkea ei tarvitse itse opetella kantapään kautta vaan monia asioita olisi voinut kysyä laajemmalta yrittäjäpiiriltä.

Olkoonkin että yrittäminen on usein vuoristorataa eikä todellakaan aina helppoa, niin viimeistä viittä vuotta yrittäjänä voi pitää kaikkein opettavaisimpina ajanjaksona elämässä. Kaikkein tärkeintä on vain uskoa omaan asiaansa ja rohkeutta mennä eteenpäin vaikka välillä pelottaa.